Saviez-vous qu’un standard téléphonique pro peut vous aider à réduire considérablement votre facture de téléphonie d’entreprise ? Il existe de nombreux avantages associés à ce type de plateforme virtuelle : économies de coûts, augmentation de la productivité, flexibilité, etc.
Mais voyons tout cela plus en détail.
Qu’est-ce qu’un standard téléphonique virtuel ?
Contrairement aux standards téléphoniques traditionnels, un standard téléphonique virtuel utilise la technologie cloud et la VoIP pour fonctionner. En d’autres termes, il transmet la voix et d’autres données via Internet et est 100% hébergé dans le cloud.
Une telle configuration simplifie son installation et embarque différentes fonctionnalités capables d’automatiser les tâches routinières de vos équipes, ce qui permet de gagner du temps et d’augmenter leur productivité.
Il est possible d’accéder facilement à son standard téléphonique virtuel depuis divers appareils, que ce soit en téléchargeant une application mobile dédiée ou en accédant à une plateforme web via un lien avec son identifiant personnel.
Connectez-vous d’où vous le souhaitez et quand vous le souhaitez, c’est vous qui choisissez : ordinateur, ordinateur portable, tablette ou smartphone.
Les premiers standards sont apparus sous forme d’interfaces matérielles, avec des infrastructures qui occupaient de l’espace et dont les connexions devaient être établies avec l’aide d’un groupe d’opérateurs chargés de distribuer manuellement les appels reçus.
Au fil du temps, grâce au cuivre et à la démocratisation de la téléphonie, les standards ou centraux analogiques sont apparus, connectés au Réseau Téléphonique Commuté (RTC). Cela a permis de simplifier la gestion des appels émis vers n’importe quel numéro connecté à ce réseau.
Ce système analogique transforme la voix en impulsions électriques qui sont envoyées via un câble en cuivre jusqu’au récepteur. Une fois arrivées à la fin de la ligne, les signaux électriques sont à nouveau convertis en audio. Aujourd’hui encore, il existe des téléphones qui fonctionnent avec le RTC, cependant, avec l’avènement de l’Internet et de technologies plus performantes, il est prévu que la téléphonie RTC disparaisse complètement d’ici la fin de 2025.
Comment fonctionne un standard téléphonique virtuel ?
Concrètement, un standard téléphonique virtuel fonctionne de la même manière qu’un standard téléphonique traditionnel. A la différence qu’au lieu d’être connecté par des câbles et de nécessiter un matériel lourd et coûteux, il s’appuie sur un simple logiciel auquel vous pouvez accéder facilement depuis différents appareils en même temps.
Cela facilite, entre autres choses :
- La création de numéros virtuels pour ajouter des extensions sans avoir besoin de connaissances techniques
- L’organisation interne : afin de regrouper des agents au sein d’une même équipe pour qu’ils reçoivent des appels de numéros spécifiques (en distinguant par exemple la zone géographique),
- La gestion des files d’attente et des pics d’activité : à l’aide d’une heatmap qui renseigne sur les plages horaires les plus demandées et d’un système de file d’attente prioritaire où les contacts VIP ont l’assurance d’être pris en charge rapidement lorsqu’ils tentent de vous joindre.
- Une multitude de fonctionnalités capables d’améliorer les performances de vos équipes de support et commerciales.
Quels sont les avantages d’un standard téléphonique virtuel ?
Un standard téléphonique virtuel offre de nombreux avantages pour la gestion des communications de votre entreprise. Parmi eux, nous trouvons :
- La flexibilité : avez-vous besoin d’un système téléphonique qui s’adapte à votre entreprise et vous donne la liberté de modifier un numéro ou un utilisateur en cours de route ? Avec un standard téléphonique virtuel, vous pouvez accéder directement à l’interface d’administration et modifier vos configurations sans l’intervention d’un opérateur.
- Un déploiement rapide : opter pour un standard téléphonique dématérialisé permet d’économiser beaucoup de temps de déploiement technique. Il n’y a pas de câbles à installer ni de dispositifs à configurer, et aucune compétence technique spéciale n’est requise : tout se fait par Internet. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un ordinateur et d’une connexion Internet pour configurer votre standard téléphonique, généralement opérationnel en quelques minutes selon le fournisseur choisi.
- La réduction des coûts : le fait qu’il n’y ait pas de matériel supplémentaire signifie qu’il n’y a pas de coûts supplémentaires d’installation ou de câblage. Une solution de standard téléphonique virtuel permet à vos employés d’utiliser leurs propres appareils, ordinateurs ou téléphones pour gérer les appels. De plus, comme les appels sont routés via la VoIP, l’abonnement sera moins cher qu’un abonnement traditionnel.
- Une personnalisation accrue : ce type de standard permet de bénéficier de paramètres de personnalisation beaucoup plus avancés que dans un système traditionnel. Vous pourrez choisir la musique d’attente, personnaliser un message de bienvenue ou définir les heures d’ouverture du central téléphonique. Ainsi, les personnes qui essaient de vous contacter la nuit ou le week-end seront dirigées directement vers la messagerie vocale ou l’équipe d’astreinte.
- La création rapide de numéros virtuels : si vous souhaitez développer votre entreprise dans une région géographique ou à l’international, il vous suffit de choisir un numéro dans les régions ou les pays dans lesquels vous opérez et de le connecter à un ou plusieurs responsables de votre standard téléphonique. Cela améliore la proximité et instaure plus de confiance chez les personnes que vous essayez de contacter. De quoi améliorer votre taux de décroché et vos performances commerciales.
- La possibilité de travailler aisément à distance : avec un standard téléphonique dématérialisé, vos collaborateurs peuvent prendre des appels sans avoir besoin d’être physiquement au bureau. Cela leur permet de pratiquer le télétravail occasionnellement en fonction de leurs besoins, voire de travailler depuis chez eux ou à l’étranger.
Comment choisir un standard téléphonique virtuel dans le cloud ?
Presque tous les centraux dans le cloud disposent des mêmes caractéristiques essentielles, mais il y a quelques détails qui les différencient et qui peuvent être cruciaux au moment de choisir celui à installer dans votre entreprise. Voici 5 critères dont vous devez tenir compte :
1. La capacité de la solution à s’intégrer dans vos autres outils du quotidien (CRM, helpdesk, live chat, analyse conversationnelle, etc.),
2. La portabilité pour assurer la continuité de service d’un fournisseur à l’autre
3. La présence de fonctionnalités destinées à la formation des équipes (comme l’enregistrement des appels ou la double-écoute), et à la supervision pour piloter efficacement votre activité,
4. La possibilité de lancer des campagnes de prospection téléphonique (appels, SMS, messages vocaux non intrusifs), et la possibilité de gérer de grands volumes d’appels entrants
5. La sécurité (demandez-vous si l’intégrité de vos données et celles de vos clients est garantie)
En résumé, le standard téléphonique virtuel est la solution idéale si vous souhaitez simplifier votre téléphonie d’entreprise et gagner en flexibilité sans rogner sur vos performances commerciales ou sur votre capacité à offrir la meilleure expérience possible à vos clients.
Pour avoir l’assurance de choisir le meilleur standard téléphonique virtuel pour votre business, listez vos besoins en la matière. Pour cela, sollicitez vos équipes commerciales et de relation client. Il ne vous restera plus qu’à créer une shortlist avec 2-3 fournisseurs en tenant compte des critères cités précédemment, et à demander des démonstrations et des essais gratuits aux fournisseurs choisis.
